連絡や説明を正確に伝える文章の書き方例

文章を書くのが苦手な人は

・どんなことから書き始めればいいかわからない。

・書くことがない。何を書いていいかわからない。

・何を言いたいのか自分でもよくわからない文になってしまう。

・言いたいことをどう表現していいかわからない。

などの悩みがあるでしょう。

そんな文章に悩むための記事です。

文章を書く時は、まずその文章を書く目的を考えよう！

文章とは、「人に何かを伝える」ものです。

文章を書くには、実は「何のために何を伝えるのかを明確にする」という下準備が必要です。

それをしないでいきなり文章を書き始めるのは、文章を書くことに慣れている人でないとかなり難しいことです。

従って、ここでは、下準備について考えてみましょう。

まず、文章の「目的」を考えましょう。

あなたが書こうとしている文章は、

ポチ子さん

①　気持ちをわかってもらうのが目的の文章

②　連絡や説明を正確に伝えるのが目的の文章

③　①と②の両方を目的とする文章

のうちどれなのでしょうか？

情報を正確に伝えるのが目的だったら

この文章の例として、

などが挙げられます。

このタイプの文章は、正確に伝えた情報をもとに、相手に行動してもらうことを最終目的としていることが多いです。

このタイプの文章は、とにかく情報を整理し、すっきりと書くのがコツです。

目的、対象、日時、締切、方法などの、相手に知らせておくべき情報を箇条書きでまとめるとすっきりします。

長い文章で説明すると、相手に「読み取る」という作業をしてもらうことになり、誤って理解される可能性が高くなります。
その作業を省くためにも、短い文や箇条書きを効果的に使いましょう。

相手の立場に立って、適度・的確で見やすい文章を心がけよう！

例えば、何かの案内文を配ったとしましょう。せっかく書いても、

• 後でこれを伝えるのを忘れた！
• 問い合わせがいっぱいきて、対応が大変だった！
• 誤った情報を書いて、訂正版の案内を出す羽目になった・・・

なんてことがあると大変ですね。

連絡は、自分の頭の中の考えを言葉で表現し、相手に伝えることです。
自分の頭の中では当然のことも、相手にとっては「初めて関わるので全く理解できない」という可能性もあります。
一方で、「全部伝えよう！」として、書くことが細か過ぎたり多過ぎたりしても、大事な伝達事項が埋もれてしまって、相手の記憶には残りません。

適度に（ちょうどいい分量で）
的確に（ずばっと）
見やすく（なるべく短い文で）

まとめるのがこのタイプの文章の肝です。

では、何を基準に伝える情報を選べばいいのでしょうか？
このタイプの文章は、最終的には、相手を動かすことを目的としています。
プリントを提出してもらったり、結婚式にきてもらったり、お金を払ってもらったり。
従って、基準は「相手」側にあります。

どんな情報を書くかは、
「この文章を読む相手が行動するために必要な情報」
「この文章を読む相手が知る権利を持つ情報」
で判断するようにしましょう。

「相手の立場になって」必要な情報を考えるのがコツです。

例文：お金を集めるという連絡をしたい

以下に、「卒業式の日に担任の先生へ花束を渡すため、クラスの児童から200円ずつ集めることになった保護者の学級委員長が出す文章」という設定で、次のような例を挙げておきます。

PDFファイルのなので、ダウンロードして見て下さい。
ビジネス文書の体裁で書いていますので、検索したら様々な文例が出てくると思います。

まとめ

「連絡や説明を正確に伝えるのが目的の文章」は

相手の立場になって必要な情報を考えよう！

箇条書きで、ちょうどいい分量で、ずばっと、なるべく短くまとめよう！

「ビジネス文書」の体裁で書くとうまくいきますよ。